清掃後の顧客確認と手直し依頼の記録｜報告済みと確認済みを分ける

1. 作業の記録と顧客の返答を別に持つ

この記事は社内運用の提案です。顧客確認の方法や必要性は、案件の合意内容に合わせて決めます。検収の法的な効果や無償対応の条件を定めるものではありません。

現場担当が記録するのは、実施日、作業した範囲、当日残った事項です。顧客側の確認については、報告先、送付日、確認してほしい内容、返答の状況を別に残します。社内で実施済みと判断していても、顧客の返答まで受け取ったとは限りません。

「報告済み」「顧客確認待ち」「返答あり・対応検討中」「対応結果の確認済み」のように、何を待っているか分かる言葉にします。これは確認記録の状態例で、アプリに用意された状態ではありません。

2. 返答がないときも確認担当を決める

確認依頼には、対象の現場と作業、見てほしい資料、質問の内容を添えます。返答期限が必要なら顧客と調整し、社内では次に連絡状況を見直す日を決めます。社内の確認日と、顧客が約束した返答日を混同しないようにしましょう。

たとえば「9月18日に担当者が送信先と返答の有無を確認する」と記録すれば、顧客に9月18日までの返答を約束してもらっていなくても、社内の次の行動を管理できます。返答がないことだけを理由に、了承済みと記録しません。

3. 手直しの申し出は事実確認から始める

連絡を受けたら、場所、気になっている状態、いつ気づいたか、確認してほしいことを聞き取ります。顧客の言葉を、確認前に「清掃漏れ」など自社が原因を断定した表現へ置き換えないようにします。

当日の作業記録や共有可能な写真と照合し、現地確認が必要か、説明で確認できるか、追加の情報が必要かを担当者が判断します。写真には人や顧客の機密情報が写ることがあるため、必要な範囲に絞り、保存先と共有相手を確認します。

対応する範囲・日時・費用の扱いは、合意内容と状況を確認して決めます。連絡が来た時点で、再訪問日や無償対応を確定した記録にはしません。

4. 1件の確認を追う記入例

以下の現場・人名・日時はすべて架空です。

対応が終わるまでは、最後の欄を空欄のまま放置するのではなく「未完了」として追います。再訪問が決まった場合は、残件の記録に参照番号を付け、同じ内容を複数の表で別々に更新しない運用にします。

5. 次回の定期清掃と混ぜない

顧客への確認連絡や手直しの対応日を、次回定期清掃の日付へ上書きしないようにします。今回の確認が終わったかと、次の周期の作業をいつ実施するかは、別の問いです。

定期くんには、顧客確認や手直し依頼を専用に管理する機能はありません。確認状況は別の記録で管理し、アプリの施工完了を繰り返して問い合わせを閉じようとしないでください。操作デモで体験できるのは、次回予定・案内状況・施工完了からの次回更新です。

報告書に何を書くかは「清掃作業報告書」、再訪問の予定をどう追うかは「未完了・再訪問」の記事で確認できます。