清掃台帳の重複を整理する方法｜表記ゆれ・別作業を見分ける

1. 表記ゆれと同じ記録の二重登録は別の問題

「青葉ビル」と「青葉ビル共用部」のような名前の違いは、同じ現場の表記ゆれかもしれません。ただし、一方が建物全体、もう一方が一部の作業範囲を指すこともあります。表示を揃える作業と、二つの記録を一つにする判断を分けてください。

同じ記録の二重登録は、一度登録した予定をコピーし、別IDのまま残した場合などに起こります。見た目が一致しても、片方だけで日程調整が進んでいる可能性があります。片方を不要と決める前に、登録元とその後の更新を調べます。

比較する単位も揃えます。現場の一覧、定期作業の一覧、施工1回ごとの履歴を混ぜて数えると、必要な繰り返しまで重複に見えます。まず、その表の1行が何を表すかを確認しましょう。

2. 名前が似た4ケースを比較する

以下はすべて架空の例です。判定欄は例の条件が確認できた場合の考え方であり、実際の台帳を自動で分類する基準ではありません。

同じ現場に同じ作業名があっても、対象階や契約範囲が違う場合があります。また、9月と12月の施工履歴は、同じ定期作業の別回の実績です。名前と作業が同じという理由で、履歴を重複扱いにしないでください。

3. 作業用コピーで進める6段階の確認手順

1. 正本と確認時点を決める。どの台帳を業務の基準としているか、何日時点の更新を含むかを確認します。元ファイルを保持し、比較用の作業コピーを用意します。
2. 元IDと出所を残す。作業コピーに元ファイル名、シート名、元IDを残します。IDがない場合は比較用の番号を付け、正式IDとは区別します。
3. 候補を探す。名前やIDなどの強調表示で候補を確認します。一致は確認の入口であり、重複確定ではありません。名称だけでなく住所や作業も並べます。
4. 中身を照合する。作業範囲、契約期間、周期、前回日、次回日、履歴の参照先、案内状況と最終連絡を比較します。違う項目を残しておきます。
5. 判断案を責任者へ渡す。「表記統一候補」「別記録」「二重登録候補」「不明」に分け、確認者と根拠を記録します。分からないものを無理に揃えません。
6. 正本との差分を再確認する。比較中に行われた更新も照合し、変更案と保留事項を整理します。本番への反映方法は、記録の保持や戻し方を含めて責任者が別途決めます。

ここで行うのは整理案の作成までです。元データの削除や上書きを一括で実行する手順ではありません。比較前後の件数も残しますが、件数が減ったこと自体を整理の成功としないようにします。

4. 履歴と連絡状況を置き去りにしない

片方が案内前、もう片方が案内済みなら、単に新しい日付の行を採用するだけでは足りません。誰がいつ何を案内し、返答や候補日が残っているかを確認します。確認中に別担当が再度案内しないよう、社内で確認担当を決めます。

整理案には、採用候補のIDだけでなく元IDとの対応と、履歴・連絡記録の参照先を残します。古い記録が何を根拠にどの候補へ対応したか、後からたどれるようにするためです。

定期くんに自動名寄せや施工履歴の統合機能はありません。この比較は別表で行います。CSVを取り込めば似た現場が整理され、履歴や連絡状況も一緒になるとは考えず、現在の取込対象と動作を別に確認してください。

5. よくある質問

現場名と住所が同じなら、重複と判断できますか。

現場の候補を絞る材料にはなりますが、作業や契約まで同じとは限りません。対象範囲、周期、契約期間と元IDを照合して判断します。

どちらが最新か分からない場合はどうしますか。

不明として両方を比較表に残し、更新した担当者と元の連絡記録を確認します。空欄が少ない行や更新日時が新しい行を、理由なく正本に選ばないようにします。