清掃予定をLINE・
Googleカレンダーで管理する方法
連絡・確定日時・台帳の確認先を決める。日程変更のときも迷わない、ツールの使い分けを紹介します。
清掃予定は、今使っているLINEやGoogleカレンダーを残したまま整理できます。最初に決めたいのは、連絡の経緯、確定した訪問日時、顧客別の記録を、それぞれどこで確認するかです。同じ日時を複数の場所に書くなら、変更時の更新担当と確認先も決めます。
この記事は、複数の顧客・現場の定期清掃を管理する経営者や事務担当向けです。新しいツールを増やす前に、現在の連絡・予定・記録をつなぐ手順を紹介します。
役割分担の例：自動連携の図ではありません
現場IDで照合 → 変更担当が関連記録を手動更新 → 作業担当が確認
LINEでも予定は共有できる
LINEには、候補日の回答を集める日程調整のほか、共有カレンダーもあります。「LINEには予定管理がない」という理由で乗り換える必要はありません。共有カレンダーはトークルーム単位で扱い、参加者が内容を確認・変更できます。利用条件は公式ガイドで確認してください。LINEカレンダーの公式ガイド
候補日に回答してもらっただけでは、清掃の作業範囲や発注条件まで合意できたとは限りません。日程調整の結果を受けて、日時・作業内容を確認する連絡を分けておくと、担当者が判断しやすくなります。LINEの日程調整
まずは情報ごとの確認先を一つ決める
以下は運用例です。すべてのツールを導入する必要はありません。LINEカレンダーで足りているなら、同じ用途のカレンダーを追加する前に、今の管理で困っている箇所を確かめます。
| 情報 | 主に確認する場所の例 | 残す内容 |
|---|---|---|
| 相談・変更依頼の経緯 | LINEやメール | 誰がいつ、何を依頼・回答したか |
| 確定した訪問日時 | 社内で選んだ一つの共有カレンダー | 現場ID、作業名、日時、確定/仮の区別 |
| 顧客と現場の継続記録 | 顧客・現場台帳 | 現場ID、窓口、作業区分、履歴、次の確認事項 |
「正しい日時は共有カレンダーを見る」「台帳の日時欄はカレンダー確認後に更新する」のように、情報ごとに正とする記録を決めます。台帳はExcelなどの表でも構いません。例えば、確定日時は事務担当Aが更新し、不在時は担当Bが代行する、と決めます（架空例）。全情報を同じ内容で三重に記録する必要はなく、共通の現場IDや記録への参照を使います。
顧客とのトークに社内の全現場予定を共有する必要はありません。社内用の共有範囲と、顧客に知らせる情報を分けます。Googleカレンダーでは共有相手の表示・変更権限を選べます。職場アカウントでは管理者の設定も影響します。Googleカレンダーの共有設定
Googleカレンダーを使うときの予定名と繰り返し
予定名を「清掃」だけにせず、「現場ID・現場名・作業名・仮/確定」の順などに揃えます。同じビルで床清掃とガラス清掃がある場合も区別できます。
記入例：S-014 東町ビル 床清掃［確定］。これは架空の現場です。開始・終了時刻は顧客と確認した値を入れ、まだ決まっていない枠を確定扱いにしません。
Googleカレンダーは繰り返し予定を作成できます。ただし、繰り返しの設定は清掃契約の内容を判断してくれるものではありません。実施を延期した際は「今回だけ変えるのか、以後も変えるのか」を先に確認します。定期的な予定の公式ヘルプ
日程変更が来たら、依頼と確定を分けて更新する
次の例は架空の運用です。東町ビルの床清掃を10月8日から10月10日に変更したいという連絡が来たとします。
| 段階 | 担当者がすること | 確認する記録 |
|---|---|---|
| 依頼を受ける | 対象の現場・作業と希望日時を確認する | トークやメールの依頼内容 |
| 社内を確認する | 作業者・必要時間・他の予定を確認する | 社内の予定、担当者への確認 |
| 顧客と確定する | 合意した日付・時間・作業を確認する | 顧客からの回答 |
| 記録を更新する | 共有カレンダーを変更し、台帳の関連記録も更新する | 確定日時と現場IDの一致 |
| 関係者が確認する | 作業担当に変更を知らせ、旧日時で動かないか確認する | 担当者の確認結果 |
この例では、変更依頼が来た時点で旧予定を消さず、調整中であることを管理担当が把握します。新日時の確定後に旧日時が有効な予定として残っていないか点検します。通知が届いたことと、作業担当が変更を理解したことも分けて確認します。
変更の受付から確定までの詳しい確認項目は、日程変更・延期の対応手順で整理しています。
カレンダーの通知と、顧客への案内は別に考える
予定のリマインダーがあっても、「次の定期清掃について顧客へ連絡したか」「返答を待っているか」は別の確認事項です。必要なら台帳に、案内状況・確認担当・次に確認する日を設けます。
また、LINEカレンダーに端末の予定を取り込む機能は、顧客や社内全員への予定共有を意味しません。公式ガイドでは、取り込んだ予定は本人用の表示で、友だちへの共有などに制限があります。取り込んだ予定を社内や顧客に共有する用途や、LINEカレンダーから元のカレンダーへ予定を反映する用途とは分けて考えます。取り込みの条件と制限
今の運用を続けるか、管理方法を見直すか
| 今の状態 | 最初に試す改善 |
|---|---|
| 予定と担当者が迷わず分かり、変更も追えている | 現在のツールを継続し、記入ルールを短く残す |
| どの日時が最新か分からない | 確定日時の確認先を一つに決める |
| 休みの担当者しか経緯を知らない | 現場IDと関連記録の場所、代行担当を共有する |
| 次回の案内対象を毎回トークから探している | 次回予定と案内状況を一覧で確認する方法を試す |
| スタッフの重複配置や請求まで管理したい | その用途に対応するソフトを比較する |
担当交代の手順は複数担当で共有する方法、ソフトの用途の違いは清掃管理ソフトの選び方で確認できます。
定期くんは、定期清掃の次回予定や案内状況を一覧で確認するための選択肢です。LINE・Googleカレンダーとの自動同期、時刻単位の予約管理、シフト割当、案内の自動送信には対応していません。この記事の運用表すべてを製品機能として提供しているわけではありません。次回予定の確認が課題なら、操作デモで管理の流れを確認できます。
よくある質問
LINEだけで清掃予定を管理してもよいですか？
関係者が最新予定と変更内容を把握でき、必要な記録を引き継げるなら、LINEを使う運用も選択肢です。ツール数より、どの情報をどこで確認するかが決まっているかを点検します。
カレンダーに入れれば案内漏れは防げますか？
日時の登録と案内済みの確認は別です。顧客への連絡が必要な業務では、連絡したか、返答待ちか、次に誰が確認するかも管理します。
LINEとGoogleカレンダーを両方使う必要がありますか？
必須ではありません。現在の共有カレンダーで足りるなら継続できます。併用する場合は、確定日時の確認先と更新担当を決め、二つの記録が食い違ったときの確認順を残します。
機能の出典確認日：2026年9月15日。記入例・運用手順は本記事の提案であり、導入効果の実測や実顧客の事例ではありません。