執筆・運営：大場洋輝（定期くん） ／ 作成：2026年9月12日

そのまま編集して使える例文 · 2026年9月12日作成

定期清掃の日程調整メール例文
初回案内・再確認・日程確定の書き方

定期清掃の案内では、「どの現場の、何の作業か」「候補日時」「相手に確認してほしいこと」をまとめて伝えます。この記事では、既存のお客様への日程調整に使う3つの例文を用意しました。

［ ］の部分を実際の内容に置き換えてお使いください。新規営業の一斉送信を想定した文章ではありません。契約内容とこれまでのやり取りに合わせて調整してください。

1. 次回清掃の候補日を案内するメール

まだ日時が決まっていない場合は、件名にも本文にも「日程のご相談」と書きます。先に現場と作業内容を示し、候補日を箇条書きにすると確認しやすくなります。

必要な場合だけ、「手配の都合上、［月日］を目安にご返信いただけますと幸いです」と添えます。候補日は、顧客への送信前に自社側で実施できるか確認してください。

2. 返事待ちの日程を確認するメール

再連絡の前に、別の担当者が返信を受けていないか、電話で日程が決まっていないかを確認します。以前に合意した確認時期があれば、それに合わせて連絡します。

以前の候補日が過ぎていたり、別の作業が入っていたりする場合は、そのまま再送せず候補を更新します。返事がないことを、日程への同意として扱わないようにしましょう。

3. 合意した日程を確認するメール

双方で日程が決まってから送る例文です。調整中の案内と区別し、当日の情報を一か所にまとめます。

4. 送信前に確認すること

• 会社名・宛名・メールアドレスが今回の相手のものか。
• 現場名・作業内容が契約や相談内容と合っているか。
• 日付と曜日、開始時刻と終了予定時刻に間違いがないか。
• 候補日と確定日の表現を使い分けているか。
• 前のお客様の情報や［ ］の置き換え忘れが残っていないか。
• 添付資料がある場合は、宛先に渡すべき資料か。

作業料金や作業範囲が変わる場合は、日程の案内だけで済ませず、変更内容を別途確認します。鍵・警備・入館に関する秘密情報は、相手と決めた適切な方法で扱ってください。

5. 送った後に、管理表を更新する

メールを送るだけでなく、案件の一覧にも状況を残すと、次に誰が何を確認すればよいかが分かります。

配布している無料Excelは、次回予定と案内状況を記録するための管理表です。メールの送信や返信の取り込みは行いません。上の例文を自社のメールソフトで編集して使い、対応後に管理表を更新してください。

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複数人での予定・案内状況の共有については、定期くんの先行利用相談でご相談いただけます。料金・利用条件は事前にご案内します。