無料テンプレート付き · 2026年9月12日作成

定期清掃の年間予定を
Excelで管理する方法

「次の清掃はいつか」は分かる。でも「もう連絡したか」が分からない。定期清掃の一覧を作るなら、次回予定と案内状況を同じ行で管理すると、確認する場所をまとめられます。

この記事では、複数の顧客・現場を持つ小規模な清掃会社に向けて、次回予定の管理表の作り方を紹介します。配布するExcelは、100件分の入力欄と架空の記入例3件付きです。

定期清掃の次回予定・案内管理表

無料・メール登録不要。マクロや外部接続はありません。

Excel形式（.xlsx）。この表は次回予定を管理するもので、1〜12月の全実施日を展開するカレンダーではありません。

1. 1行を「現場と作業の組合せ」にする

同じビルでも、床面清掃とガラス清掃では周期が違うことがあります。顧客名だけで1行にまとめると、どの作業の予定かが曖昧になります。管理表では「1現場の1種類の定期作業」を1行にし、それぞれに管理IDを付けます。

管理ID	現場	作業	周期の記入例
A-001	青葉ビル	床面清掃	6か月
A-002	青葉ビル	ガラス清掃	12か月

上表は架空の例です。周期は各社の契約に合わせて入力します。

ダウンロードしたファイルの「定期作業」シートを開き、黄色の入力欄を記入してください。3件の架空例は上書きして使えます。灰色の列には計算式が入っています。

管理表は「周期（月）」と「前回施工日」から「計算候補日」を出します。月単位の日付計算にはExcelのEDATE関数を使用しています。EDATEは開始日から指定した月数だけ前後の日付を求める関数です。MicrosoftのEDATE解説

ただし、実際の契約が「毎年10月の第3週」などであれば、単に施工日に12か月を足すだけでは合わないことがあります。そのときは「指定予定日」に契約に沿った日を入力してください。「次回予定日」は指定日を優先します。

たとえば1月31日から1か月後は、2025年なら2月28日、閏年の2024年なら2月29日になります。予定を確定する際は、契約内容や実施可能日も確認してください。

「確認対象」列のフィルターで「30日以内」「期限超過」を選びます。そのうえで「案内状況」を「案内前」に絞ると、まだご案内していない現場を確認できます。

Excelの表では列見出しの矢印から条件を選んで表示を絞れます。入力内容や日付が変わった後は、フィルターを再適用して表示を更新してください。Microsoftのフィルター操作ガイド

予約確定の案件は、案内対象から除きます。契約終了は「契約状態」を「終了」にすると除外されます。「入力確認」が出たら、管理IDの重複、必要項目、予定日、案内状況、契約状態を見直してください。

30日以内は基準日当日〜30日後を含み、期限超過は前日までです。上部の未案内件数はフィルター前の全100件を集計します。

施工が終わったら、次の順で更新します。

週に一度、担当者が期限超過・30日以内・入力確認を見直す時間を決めておくと、確認の手順を揃えられます。この表自体が顧客へメールを送ったり、施工履歴を自動保存したりすることはありません。

ファイルの受け渡しや更新担当の確認が負担になってきたら、案内状況と施工履歴を共有できる仕組みも検討できます。定期くんでは、次回予定の一覧、案内状況の更新、施工完了後の次回日更新・履歴保存をまとめて扱います。

Excelからの移行は、指定形式のCSVへの変換が必要です。このテンプレートをそのまま取り込む方式ではなく、案内状況も現行CSVの取込対象に含まれません。

100件分の計算・集計範囲を用意しています。範囲外に追加した行は集計に含まれません。表の「使い方」シートも確認してください。自社の業務管理用に編集して使えます。