無料テンプレート付き · 2026年9月12日作成
定期清掃の年間予定を
Excelで管理する方法
「次の清掃はいつか」は分かる。でも「もう連絡したか」が分からない。定期清掃の一覧を作るなら、次回予定と案内状況を同じ行で管理すると、確認する場所をまとめられます。
この記事では、複数の顧客・現場を持つ小規模な清掃会社に向けて、次回予定の管理表の作り方を紹介します。配布するExcelは、100件分の入力欄と架空の記入例3件付きです。
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Excel管理表をダウンロードExcel形式（.xlsx）。この表は次回予定を管理するもので、1〜12月の全実施日を展開するカレンダーではありません。
1. 1行を「現場と作業の組合せ」にする
同じビルでも、床面清掃とガラス清掃では周期が違うことがあります。顧客名だけで1行にまとめると、どの作業の予定かが曖昧になります。管理表では「1現場の1種類の定期作業」を1行にし、それぞれに管理IDを付けます。
| 管理ID | 現場 | 作業 | 周期の記入例 |
|---|---|---|---|
| A-001 | 青葉ビル | 床面清掃 | 6か月 |
| A-002 | 青葉ビル | ガラス清掃 | 12か月 |
上表は架空の例です。周期は各社の契約に合わせて入力します。
ダウンロードしたファイルの「定期作業」シートを開き、黄色の入力欄を記入してください。3件の架空例は上書きして使えます。灰色の列には計算式が入っています。
2. 次回予定と契約で決めた日を分ける
管理表は「周期（月）」と「前回施工日」から「計算候補日」を出します。月単位の日付計算にはExcelのEDATE関数を使用しています。EDATEは開始日から指定した月数だけ前後の日付を求める関数です。MicrosoftのEDATE解説
ただし、実際の契約が「毎年10月の第3週」などであれば、単に施工日に12か月を足すだけでは合わないことがあります。そのときは「指定予定日」に契約に沿った日を入力してください。「次回予定日」は指定日を優先します。
- 通常：前回施工日と周期から計算候補日を使う。
- 契約で日が決まっている：指定予定日を入力する。
- 初回で前回日がない：指定予定日を入力する。
たとえば1月31日から1か月後は、2025年なら2月28日、閏年の2024年なら2月29日になります。予定を確定する際は、契約内容や実施可能日も確認してください。
配布ファイルの記入例で、指定日の優先を確認する
「定期作業」シートの「例-003」は、架空のひかりオフィスのガラス清掃です。前回施工日が2025年9月30日、周期が12か月なので、計算候補日は2026年9月30日になります。一方、指定予定日には2026年10月15日が入っているため、次回予定日には10月15日が使われます。
| 確認する列 | 例-003の内容 | 読み方 |
|---|---|---|
| F：前回施工日 | 2025年9月30日 | 前回の実施日 |
| E：周期（月） | 12 | 契約に合わせて入力する月数 |
| G：計算候補日 | 2026年9月30日 | 前回施工日と周期からの候補 |
| H：指定予定日 | 2026年10月15日 | 契約や調整で決めた予定日 |
| I：次回予定日 | 2026年10月15日 | 指定日を優先した管理上の予定 |
これは配布ファイル内の架空例で、推奨する清掃周期や実績ではありません。自社の作業に置き換える際は、前回施工日だけでなく指定予定日も確認してください。古い指定日が残っていると、新しい計算候補日よりそちらが優先されます。灰色の計算列を直接書き換えるのではなく、黄色の入力欄を更新します。
3. 30日以内の案内対象を確認する
「確認対象」列のフィルターで「30日以内」「期限超過」を選びます。そのうえで「案内状況」を「案内前」に絞ると、まだご案内していない現場を確認できます。
Excelの表では列見出しの矢印から条件を選んで表示を絞れます。入力内容や日付が変わった後は、フィルターを再適用して表示を更新してください。Microsoftのフィルター操作ガイド
| 案内状況 | 記録するタイミング |
|---|---|
| 案内前 | まだ連絡していない |
| 案内済 | 案内を送り、返答を待っている |
| 日程調整中 | 実施日を相談している |
| 予約確定 | 実施予定が決まっている |
予約確定の案件は、案内対象から除きます。契約終了は「契約状態」を「終了」にすると除外されます。「入力確認」が出たら、管理IDの重複、必要項目、予定日、案内状況、契約状態を見直してください。
30日以内は基準日当日〜30日後を含み、期限超過は前日までです。上部の未案内件数はフィルター前の全100件を集計します。
「案内対象が出ない」ときは
まずフィルターを解除し、対象の管理IDの行を探します。「入力確認」なら必要項目や管理IDの重複などを見直し、「予約確定」「終了」なら、その状態が現在の業務と合っているか確認します。状態が正しい場合、案内対象に出すためだけに変更する必要はありません。
案内した後の返答待ちは「案内済」、日程を相談している場合は「日程調整中」です。「案内前」だけの絞り込みには出ないため、返答待ちの確認は案内状況の条件を切り替えて行います。日付や入力を更新した後は、フィルターを再適用してください。上部の件数は、表示中の行だけでなく全100件の集計です。
4. 施工後と週に一度の更新手順
施工が終わったら、次の順で更新します。
- 必要な施工履歴を、別の履歴表などに保存する。
- 前回施工日を、今回の実施工日に変更する。
- 指定予定日が残っていれば、空欄にするか次回の指定日に変更する。
- 次回予定日を確認し、案内状況を「案内前」に戻す。
週に一度、担当者が期限超過・30日以内・入力確認を見直す時間を決めておくと、確認の手順を揃えられます。この表自体が顧客へメールを送ったり、施工履歴を自動保存したりすることはありません。
5. 複数人で管理するときの選択肢
ファイルの受け渡しや更新担当の確認が負担になってきたら、案内状況と施工履歴を共有できる仕組みも検討できます。定期くんでは、次回予定の一覧、案内状況の更新、施工完了後の次回日更新・履歴保存をまとめて扱います。
Excelからの移行は、指定形式のCSVへの変換が必要です。このテンプレートをそのまま取り込む方式ではなく、案内状況も現行CSVの取込対象に含まれません。
先行利用のご相談を受け付けています。料金・利用条件は事前にご案内します。
無料テンプレートを使う前に
100件分の計算・集計範囲を用意しています。範囲外に追加した行は集計に含まれません。表の「使い方」シートも確認してください。自社の業務管理用に編集して使えます。
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