清掃管理をExcelからソフトへ移す前に
データ整理と移行確認のチェックリスト

この記事は移行準備の一般的な手順です。以下の表は説明用の架空例で、定期くんや他製品の正式な取込フォーマットではありません。取込列や文字コードは、移行先の仕様を優先してください。

1. 元の一覧と移す範囲を決める

元ファイルを日時が分かる名前で保管し、作業用のコピーを作ります。どのファイルが最新か、どの時点までの変更を含むかも記録してください。

進行中の予定、終了した契約、過去の施工履歴は分けて考えます。移行先が予定だけを取り込む場合、履歴を同じCSVに詰めても移せません。移さない情報を、どこで参照できるように残すかを決めます。

2. 項目の対応表を作る

列名が似ていても、意味が同じとは限りません。たとえば「完了日」を「次回予定日」に入れると、取り込み自体が成功しても予定は誤ります。

一つのセルに複数作業が入っている場合

3. ID・表記・日付を整える

• 管理ID：重複や空欄を確認する。同じ現場の別作業は、重複とは限らない。
• 顧客・現場名：略称と正式名を照合する。似た名称をまとめる前に所在地や契約先を確認する。
• 日付：移行先が指定する形式に揃える。空欄と未定をどう扱うか確認する。
• 周期：月・週・日などの単位を混ぜない。移行先が対応しない周期は別途相談する。
• 案内状況：「連絡済」と「予約確定」を一つにまとめない。対応する選択肢を決める。
• 備考：不要な情報と、引き継ぎに必要な内容を分ける。

Excelでは、IDや電話番号の先頭のゼロが数値への変換で失われる場合があります。文字列として扱う方法を確認し、見た目だけでなく保存後の値も確かめます。Microsoft：先頭のゼロおよび大きい数値の保持

CSVを開いたときに日本語が文字化けする場合は、ファイルをそのまま上書きせず、文字コードを指定して読み込む方法を確認します。Microsoft：CSV UTF-8ファイルを正しく開く

公式資料確認日：2026年9月12日。操作はExcelの版や環境によって異なります。

4. 少数の代表例で取り込みを試す

移行先の試験環境や確認機能を使い、最初は架空データで列の対応を確かめます。実データを入れる場合は、権限・保存先・利用条件を確認してから行います。

同じファイルをもう一度取り込むと、追加・上書き・拒否のどれになるかも確認します。動作が不明な状態で本番へ繰り返し取り込まないようにします。

5. 切り替え時に件数と中身を確認する

1. 切り替えの時刻と、旧ファイルを更新する最終担当者を決める。
2. 移す件数、移さない件数、エラー件数を照合する。
3. 顧客・現場・作業・次回日を代表的な案件で確認する。
4. 取り込まれない案内状況や履歴を、決めた方法で引き継ぐ。
5. 担当者の閲覧・編集権限を確認する。
6. 問題があった場合の戻し方を確認してから、新しい一覧を運用の基準にする。

取り込み件数が合っていても、日付や対応関係が違う場合があります。件数の照合と内容の照合は両方行います。旧ファイルはすぐに削除せず、社内の保存方針に沿って扱ってください。

同じ単位で、元の行と結果を照合する

顧客1社に複数の現場や作業があるため、顧客数と作業行数は比較できません。次は、元の10作業行が互いに重複せず、対象外2行と今回の取込対象8行に分かれ、その8行が成功7行とエラー1行に分かれる架空例です。製品共通の結果表示ではなく、社内で照合するための記録例です。

元の10＝対象外2＋対象8、対象8＝成功7＋エラー1を確認します。表の全区分を足すものではありません。成功行も顧客・現場・作業・周期・次回日の内容を照合し、成功件数だけで切り替えません。対象外の理由と保管先、エラーの理由・対応担当も元IDに対応させます。

修正後の再取込は、追加・更新・スキップ等の仕様を確認してから判断します。同じファイルを再送すれば解決するとは限りません。また、確認開始後に旧側で変わった日付や連絡状況を差分として記録し、切替時までの反映先と確認結果を残します。

定期くんへの移行を検討している方へ

配布中のExcelをそのまま取り込む方式ではなく、指定形式のCSVへの整理が必要です。案内状況は現行のCSV取込対象に含まれません。この記事の対応表を取込仕様として使用せず、利用開始前に対象項目を確認してください。

移行について相談する

相談には実際の顧客名やファイルを送らず、まず現在の列名と、おおよその件数を教えてください。情報の分け方から見直す場合は、顧客台帳・現場台帳の作り方を参照できます。

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