清掃会社の
既存顧客フォロー：
単発依頼後の確認手順と記入例

一度清掃を依頼してくれたお客さまに、次はいつ、何を連絡すればよいのでしょうか。

まず整理したいのは、「前回いつ清掃したか」だけでなく、「次の相談をしてよい相手か」「どんな希望を聞いていたか」「誰が対応するか」です。前回から一定期間が過ぎたという理由だけで全員に同じ案内を送るのではなく、過去のやり取りから相談のきっかけを確かめます。

この記事では、次の依頼がまだ決まっていない単発顧客へのフォロー手順を紹介します。表と文面は架空の業務例です。実顧客への実施結果や再受注の実績を示すものではありません。

前提：「定期清掃の案内」と「次の依頼の相談」を分ける

契約済みの定期清掃では、決まった周期や予定に沿って日程を案内します。一方、単発顧客へのフォローでは、次の清掃を希望するかどうかから確認します。

「しばらく依頼がない」と「困っている」は同じではありません。不要なタイミングの案内にならないよう、清掃が必要だと決めつけず、希望を尋ねる形にします。

① 施工完了時に、次回の相談希望を聞いて残す

次の相談のきっかけは、今回の仕事が終わった時点から記録できます。完了報告をする際に、「次回の清掃について、こちらから時期を確認した方がよいですか」と尋ね、相手の希望に合わせて残します。次の依頼をその場で決めてもらう必要はありません。

「必要になったら依頼する」と言われた場合は、その希望を記録します。時期だけを聞けた場合も、連絡方法まで確認できた場合と区別してください。返答がなければ「次回希望未確認」と残し、希望ありとして扱わないようにします。

この内容を施工履歴からたどれるようにすると、後日別の担当が対応する際にも、相談の背景を確認できます。

② 連絡前の照合：顧客・現場・前回作業を確認する

一つの顧客に複数の現場がある場合、別の建物で行った作業を取り違えないようにします。会社名だけでなく、現場と前回の作業内容まで確認してください。

連絡前には、次の順に記録を見直します。

1. 相手と現場を特定する。 顧客名、現場名、前回の施工日・作業を照合する。
2. 連絡先の有効性を確認する。 宛先変更の連絡や送信エラーを照合し、不明な宛先は保留にする。
3. 窓口変更を確認する。 顧客から知らされた担当変更を確認し、新しい窓口の役割を記録する。前任窓口の希望・了承を新しい窓口の了承として扱わず、下の3区分で記録を改めて確認する。
4. 直近のやり取りを確認する。 別の担当が相談中ではないか、すでに依頼を受けていないかを確かめる。
5. 連絡先の用途を確認する。 当日の入館窓口などを、そのまま営業案内の宛先にしない。
6. 未解決の対応を確認する。 作業について相談や手直しが残っているなら、その対応を先に整理する。
7. 連絡希望を確認する。 指定された方法や時期、案内不要の希望を反映する。判断できない顧客は送信対象に入れず、担当者が記録を確認する。

社内で連絡対象を決める基準

この運用例では、次の記録を基準に対象を絞ります。法的な送信可否を判定する表ではありません。

メールでの営業案内には特定電子メール法などのルールが関係する場合があります。消費者庁の案内も確認してください（参照：2026年9月15日）。

案内の了承はあるが、次回の希望が未確認の場合

まず、前回の完了報告、見積もりのやり取り、担当者の記録を照合します。相談の理由を推測で作らず、相手から聞いた内容を確認材料にします。

相談のきっかけが見つかっても、連絡してよいことは別に確認します。記録だけで判断できない相手は保留とし、既存のやり取りや次の受注時に希望を確認できる機会があれば記録を補います。

顧客・現場の分け方は顧客台帳と現場台帳の作り方、前回作業の残し方は施工履歴に残す項目で確認できます。

長く依頼がない顧客も、経過年数だけで選ばない

長く依頼がない相手は、上の共通チェックのうち「連絡先の有効性」「窓口変更」を特に確認します。不明な宛先は保留にし、確認目的で一斉送信しません。

「連絡先変更」「今回は不要」「後日の相談希望」など分かった内容を同じ一覧に残し、次に確認する担当を決めます。

②-2 対象の一覧化：「誰に・いつ・何を確認するか」を残す

顧客全員を一度に一覧に載せるより、今月対応する少数の候補から始めます。必要な項目は、顧客/現場、前回作業、相談のきっかけ、連絡可否、担当、最終対応、次の社内確認日です。

以下は、任意の表に転記して使う営業フォローの記入例です（現行アプリ・配布Excelの付属機能ではありません）。

9月22日は担当者が状況を見直す社内確認日です。顧客と合意する施工日・返答期限とは別の欄で管理し、確認間隔は案件に合わせて決めます。

③ 個別に相談する：前回の仕事と今回の確認事項を短く伝える

「そろそろ清掃が必要です」と一方的に決めるより、過去の希望を確かめる文面にします。以下は、秋ごろの相談希望を聞いていて、メールでの案内も了承されている相手への例です。

件名：店舗Aの床清掃について、秋ごろのご希望を確認させてください

青葉商店 鈴木さま

6月に店舗Aの床清掃を担当した、○○清掃の佐藤です。
前回、改装後の10月ごろに入口付近の床清掃も相談したいと伺ったため、ご連絡しました。

現在もご検討中でしたら、改装のご予定や入口付近で気になっている点をお知らせください。内容を確認したうえで、作業範囲と日程をご相談いたします。

ご予定が変わっている場合は、その旨をお知らせいただければ大丈夫です。今後このような案内が不要でしたら、本メールへのご返信でお知らせください。その場合は、以後の再提案を控えます。

○○清掃 佐藤
ご連絡先：［実際に受信できるメールアドレス・電話番号］

前回と同じ金額・作業範囲で対応できるとは限りません。希望を聞いた後で範囲、現場条件、見積もり、日程を確認し、合意する前に予約確定として扱わないようにします。

④ 反応と次の対応を記録する

結果は、次の担当者が判断できる言葉で残します。

返信がないことを理由に、自動的に何度も連絡する運用にはしません。再連絡の必要性を判断できない場合は保留にし、次に確認する担当を決めます。

連絡停止の希望は、顧客名を消して終わりにすると別の担当が再び対象へ加えてしまうことがあります。管理している一覧に必要な範囲で希望を残し、送信前に参照できる状態にします。再提案を止めることと、すでに受託している仕事の必要な連絡を止めることは区別してください。

引き継ぎ：次の仕事が決まったら、作業予定につなぐ

相談を受けた段階では、施工予定はまだ未確定です。作業内容・金額・実施日などを確認したうえで、確定した仕事を予定表へ移します。元のフォロー表には、どの案件につながったかを残して二重に案内しないようにします。

定期契約になった場合は、顧客と合意した周期や予定を基に、定期清掃の案内管理へ引き継ぎます。定期くんの登録不要の操作デモでは、予定一覧を見て、作業を完了し、次回予定が更新される流れを試せます。単発で再依頼された場合は、今回の仕事を終えた後に、次回の相談希望があるかを確認して記録します。

まずは少数の顧客で、対応が続くかを確かめる

最初は、連絡してよいことと相談のきっかけを確認できる顧客を数件選びます。担当と社内確認日を決め、対応後に「記録が足りなかったこと」「返信から分かった希望」「引き継ぎで迷ったこと」を振り返ってください。

連絡数、相談数、見積もり数、受注数は分けて記録します。同じ期間の件数だけで再受注率を断定せず、どの連絡対象からどの相談・受注につながったのか確認できる範囲で振り返ります。

定期くんは、定期清掃の次回予定・手動の案内状況・施工履歴を管理するサービスです。営業フォローの一覧はこの記事の表を使って整理し、定期業務へ移った後の管理を検討する際は、操作デモをご覧ください。

複数人での定期清掃の次回予定や案内状況の共有については、先行利用の相談で、現在の人数や管理方法をお聞かせください。