定期清掃の日程調整メール例文
初回案内・再確認・日程確定の書き方

定期清掃の案内では、「どの現場の、何の作業か」「候補日時」「相手に確認してほしいこと」をまとめて伝えます。この記事では、既存のお客様への初回案内・再確認・確定の例文と、変更依頼への受付返信を用意しました。

［］の部分を実際の内容に置き換えてお使いください。新規営業の一斉送信を想定した文章ではありません。契約内容とこれまでのやり取りに合わせて調整してください。

1. 次回清掃の候補日を案内するメール

まだ日時が決まっていない場合は、件名にも本文にも「日程のご相談」と書きます。先に現場と作業内容を示し、候補日を箇条書きにすると確認しやすくなります。

件名：［現場名］定期清掃の日程のご相談

［お客様の会社名］［ご担当者名］様いつもお世話になっております。［自社名］の［担当者名］です。［現場名］の次回定期清掃について、日程をご相談いたします。作業内容：［契約に沿った作業内容］候補日時：・［月日・曜日・開始時刻～終了予定時刻］・［月日・曜日・開始時刻～終了予定時刻］ご都合のよい候補をお知らせいただけますでしょうか。いずれも難しい場合は、ご希望の日時をご相談ください。［事前に確認が必要な入館方法・作業範囲などがあれば記載］どうぞよろしくお願いいたします。［自社名・担当者名・連絡先］

必要な場合だけ、「手配の都合上、［月日］を目安にご返信いただけますと幸いです」と添えます。候補日は、顧客への送信前に自社側で実施できるか確認してください。

2. 返事待ちの日程を確認するメール

再連絡の前に、別の担当者が返信を受けていないか、電話で日程が決まっていないかを確認します。以前に合意した確認時期があれば、それに合わせて連絡します。

件名：［現場名］定期清掃の候補日時についてのご確認

［お客様の会社名］［ご担当者名］様いつもお世話になっております。［自社名］の［担当者名］です。［前回の案内日］にお送りした、［現場名］の定期清掃の日程について確認のためご連絡いたしました。現在ご案内できる候補日時は、以下のとおりです。・［候補日時］・［候補日時］ご都合が分かりましたら、お知らせいただけますでしょうか。調整中の場合は、その旨だけでもお知らせいただけますと幸いです。行き違いでご連絡をいただいておりましたら、申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。［自社名・担当者名・連絡先］

以前の候補日が過ぎていたり、別の作業が入っていたりする場合は、そのまま再送せず候補を更新します。返事がないことを、日程への同意として扱わないようにしましょう。

3. 合意した日程を確認するメール

双方で日程が決まってから送る例文です。調整中の案内と区別し、当日の情報を一か所にまとめます。

件名：［現場名］定期清掃の日程確定のご案内

［お客様の会社名］［ご担当者名］様いつもお世話になっております。［自社名］の［担当者名］です。日程のご調整をいただき、ありがとうございます。ご相談した定期清掃について、以下の日程で承りました。現場：［現場名・必要に応じて住所］作業内容：［合意した作業内容］実施日時：［月日・曜日・開始時刻～終了予定時刻］入館・鍵の受け渡し：［合意した方法］当日の連絡先：［担当者・電話番号］［立ち入り制限や事前準備など、合意した事項があれば記載］記載内容に相違がございましたら、お知らせください。当日はどうぞよろしくお願いいたします。［自社名・担当者名・連絡先］

補足：変更依頼への返信は「受付」と「確定」を分ける

お客様から変更の希望が届いても、人員や機材を確認する前に「その日で承りました」と返信すると、新しい日時が決まったように伝わります。確認に時間がかかる場合は、依頼を受け取ったことと、まだ調整中であることを先に伝えます。

以下は架空の場面を想定した差し替え用の例文です。顧客から、現在の清掃予定を別の日時へ変更したいという連絡を受け、自社側の対応可否はまだ確認できていない場面に使います。

件名：［現場名］定期清掃の日程変更のご相談について［ご担当者名］様いつもお世話になっております。［自社名］の［担当者名］です。日程変更のご希望をご連絡いただき、ありがとうございます。対象の作業：［現場名・作業内容］現在の予定：［年月日・曜日・開始時刻〜終了予定時刻］ご希望の変更日時：［年月日・曜日・開始時刻〜終了予定時刻］ご希望の日時に対応できるか、社内で確認しております。現時点では変更後の日時は確定しておりません。［自社で回答可能な年月日・時刻］までに、対応可否または調整状況をご連絡いたします。どうぞよろしくお願いいたします。［自社名・担当者名・連絡先］

相手から希望日時が示されていない場合は、その行を省き、本文も「変更後の候補日時を社内で確認しております」に差し替えます。候補を準備してから改めて相談します。記載する回答予定は、社内で対応できる時期を確認して決めてください。現在の予定での実施を止めるかどうかも未確認なら、別途確認し、受付返信だけで旧予定を取り消したり、新日時を予約確定にしたりしないようにします。返信がないまま旧予定どおり訪問できるとも判断せず、実施の扱いを顧客と確認し、社内の手配担当にも共有します。

この文面は自社のメールソフトで編集して使うものです。定期くんが自動で送信する機能ではありません。旧日時の手配や現場への共有を更新する手順は、日程変更・延期の対応手順をご覧ください。

4. 送信前に確認すること

会社名・宛名・メールアドレスが今回の相手のものか。
現場名・作業内容が契約や相談内容と合っているか。
日付と曜日、開始時刻と終了予定時刻に間違いがないか。
候補日と確定日の表現を使い分けているか。
前のお客様の情報や［］の置き換え忘れが残っていないか。
添付資料がある場合は、宛先に渡すべき資料か。

作業料金や作業範囲が変わる場合は、日程の案内だけで済ませず、変更内容を別途確認します。鍵・警備・入館に関する秘密情報は、相手と決めた適切な方法で扱ってください。

5. 送った後に、管理表を更新する

メールを送るだけでなく、案件の一覧にも状況を残すと、次に誰が何を確認すればよいかが分かります。

実際の状態	管理表の案内状況	備考に残す例
候補日を送り、返事待ち	案内済	案内日・担当者・次の確認日
候補日を相談している	日程調整中	残っている確認事項
双方で実施日を合意した	予約確定	確定日・当日の申し送り

配布している無料Excelは、次回予定と案内状況を記録するための管理表です。メールの送信や返信の取り込みは行いません。上の例文を自社のメールソフトで編集して使い、対応後に管理表を更新してください。

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