清掃の見積・契約・予定表をつなぐ方法
作業範囲と管理IDを揃える

この記事は情報を引き継ぐための運用例です。契約書のひな形や法的な成立・有効性を判断する説明ではありません。

1. 同じ情報でも、確定の段階が違う

資料をすべて同じ表に入れる必要はありません。予定表から、根拠となる資料の番号や保管先を確認できれば、条件を照合できます。

2. 予定表へ引き継ぐ項目を決める

• 顧客と現場：契約相手と作業場所を分ける。
• 作業内容：対象範囲と、含まれない作業を確認する。
• 周期・時期：施工日起点か、固定月・指定日かを確認する。
• 調整窓口：見積担当と日程調整担当が同じかを確認する。
• 実施条件：作業可能時間、入館手順、事前調整などを確認する。
• 参照資料：どの版の内容を根拠にしたか残す。

金額や支払い条件まで全員が見る予定表へ載せる必要があるかは、役割ごとに考えます。現場担当へは、作業に必要な内容を適切な範囲で共有します。

3. 資料と作業の対応を記録する例

同じ見積に複数の作業が載っていても、予定の周期が異なる場合は作業を分けます。資料番号だけで予定を一つにまとめず、どの行がどの作業かを追えるようにします。

見積の第1版と第2版がある場合、古い版が予定登録の根拠になっていないかを確認します。「最新版」というファイル名だけに頼らず、資料の版と内容を照合してください。

4. 作業範囲が変わったら日時以外も見直す

床面清掃に別の範囲が加わるなど、内容が変わったときは、作業時間・人員・機材・顧客への案内にも影響する場合があります。日時だけを維持してそのまま進めないようにします。

1. 変更対象と合意した内容を確認する。
2. 参照資料と版を更新する。
3. 予定の作業範囲・必要な調整を見直す。
4. 現場への指示を更新する。
5. 過去の履歴まで新条件で上書きしない。

今回だけの追加と、今後も続く変更は分けます。定期作業とは別の単発対応であれば、次回周期の更新に混ぜないように整理してください。

変更依頼は「受付」と「確定」を分けて記録する

電話で追加の清掃を頼まれたら、まず依頼内容を残し、実施できるかを確認します。依頼を受けたことだけで、追加作業を確定した予定へ書き込まないようにします。受付時には、対象の作業ID、希望する変更、今回限りか継続か、返答する担当と期限を揃えると、確認の途中でも引き継ぎやすくなります。

以下は社内記録の架空例です。表の日時や人名は実際の案件ではありません。

確認中に条件が変わった場合は、その内容と次の返答期限を追記します。引き受けないことになった場合も結論を残します。確定後は、共有した相手と確認の有無まで記録し、送信しただけで完了にしないことが大切です。この表は運用例であり、定期くんの見積作成・変更承認機能を示すものではありません。

5. 予定登録前の確認リスト

• 顧客・現場・作業は合意内容と一致しているか。
• 提案中の内容が確定予定に混ざっていないか。
• 周期の基準と初回の日時が分かるか。
• 古い版の資料を参照していないか。
• 日程調整と当日の窓口が分かるか。
• 未確認事項の担当と次の対応が決まっているか。

情報の分け方は顧客台帳・現場台帳、日程だけが変わる場合は変更・延期の対応手順をご覧ください。

無料Excel管理表は、見積書や契約書を作成・承認する機能を持ちません。合意済みの次回予定を整理する用途で、記入例を確認できます。

具体的な記入例と手順：清掃の現場下見チェックリスト｜見積前の確認と記録