複数現場の清掃予定を管理する方法
同名の建物・別作業・窓口の混同を防ぐ
複数現場を管理するときは、顧客名や建物名だけで予定を特定せず、現場IDと作業IDを使って確認します。一覧を顧客別・現場別・実施日別に見る場面を分けると、探し直しを減らせます。
この記事では、台帳を作った後の日々の確認方法を扱います。IDと台帳の設計自体は、顧客台帳・現場台帳の作り方をご覧ください。以下の例は架空です。
1. 似た名前の現場を区別する
| 現場ID | 現場名 | 顧客 | 区別に使う情報 |
|---|---|---|---|
| S-001 | 青葉ビル | 青葉管理 | 北エリア・本館 |
| S-002 | 青葉ビル別館 | 青葉管理 | 北エリア・別館 |
| S-003 | 青葉ビル | みどり管理 | 南エリア |
同名でも別の建物なら、別の現場として扱います。住所や建物の区分を確認し、名前が同じという理由だけで台帳を統合しないようにします。
現場名を変更した場合は、旧名称で届いた連絡も照合できるようにします。IDは名称の変更とは分けて管理します。
2. 確認の目的ごとに一覧を絞る
| 確認したいこと | 見る単位 | 一緒に見る項目 |
|---|---|---|
| 今日から案内する案件 | 次回日・案内状況 | 担当、窓口、次の対応 |
| 一社の予定をまとめて確認 | 顧客 | 現場、作業、実施日時 |
| 同じ建物の作業を確認 | 現場 | 作業の種類、周期、実績 |
| 特定日に予定が集中しているか | 日付 | 人員・移動など別途必要な条件 |
日付で並べた一覧だけでは、一つの顧客に対する全現場の状況を見落とすことがあります。反対に、顧客別の一覧だけでは、近い予定を全体から探すのに手間がかかります。
配布Excelでは、必要な列のフィルターを使って確認します。別の確認へ移る際には、前に使った絞り込み条件が残っていないかを見直してください。
3. 同じ顧客でも窓口を一括変更しない
管理会社が同じでも、日程調整を各建物の担当者と行う場合があります。請求窓口を変えたからといって、現場の連絡先まで同じ相手へ置き換えないようにします。
- 契約や金額の相談先。
- 日程を調整する相手。
- 当日の入館や鍵の受け渡しの相手。
- 作業報告を提出する相手。
用途ごとに必要な窓口を確認し、最新の連絡記録も照合します。連絡先の詳細を広く配る資料に載せるかは、社内の共有範囲に合わせて決めます。
4. 「全部変更」の範囲を確認する
顧客から「来月に変更したい」と連絡があっても、その顧客の全現場・全作業とは限りません。対象の現場、作業、現在の予定日を明確にしてから変更します。
依頼：青葉ビルの清掃を延期したい。
確認：S-001の床面清掃J-001か。別館S-002や、ガラス清掃J-002も対象か。
反映：確認できた対象だけを変更する。
複数案件を一括で編集できるソフトでも、選択した範囲を確認する運用が必要です。変更後は、対象外の作業が動いていないかも照合します。
5. 案内前と施工後に照合する
- 現場ID・現場名・顧客の組合せを確認する。
- 作業IDと作業内容を確認する。
- 次回日と案内状況を、最新の連絡記録と照合する。
- 変更があれば、対象を特定して更新する。
- 施工後は、その作業の履歴と次回分を更新する。
場所を間違えずに作業を割り当てることと、移動経路を最適化することは別です。経路や人員配置まで必要な場合は、選定時の機能確認に含めてください。