清掃会社の顧客台帳・現場台帳の作り方
複数現場と作業を混同しない整理例

この記事は台帳を設計するための項目例です。以下の会社・現場・IDはすべて架空で、配布中のExcelに独立した顧客台帳シートや現場台帳シートが付属するという意味ではありません。

1. 顧客と現場を分ける理由

一つの管理会社から、複数の建物の清掃を受託する場合があります。さらに契約窓口・日程調整窓口・請求窓口が異なることもあります。「会社名・担当者・現場」を一つの欄に詰めると、連絡先変更のたびにどこを直すか分からなくなります。

基本は、顧客情報、現場情報、現場ごとの定期作業の3種類です。顧客名が同じだから予定をまとめるのではなく、作業の周期が異なれば予定を分けます。

2. 台帳に残す項目

一人で少数案件を管理するなら、最初から複雑な台帳を作る必要はありません。繰り返し修正する情報が増えたときに、顧客と現場を別の一覧にすることを検討します。

連絡先は「用途」も残す

電話番号やメールアドレスには、契約相談・当日の入館・日程調整など、用途を添えます。誰でも連絡できる窓口なのか、特定の担当者だけが使う窓口なのかも社内で揃えます。

鍵の暗証番号などを、広く共有する備考欄に混ぜないようにします。閲覧できる人と保管場所を分け、業務上必要な情報に絞って管理してください。

3. 一つの顧客に複数現場がある記入例

名前が似ていても、所在地や契約先が違えば別の現場です。次に、現場IDに作業を対応させます。

周期は説明用の例であり、推奨頻度ではありません。契約に合わせて入力します。IDは社内で重複しないように割り当て、一度使ったIDを別の現場へ使い回さない運用にします。

青葉ビルの床面清掃を、台帳から探す手順

顧客名で検索した後は、現場、作業の順に絞ります。たとえば青葉管理から「青葉ビルの床清掃の日程を確認したい」と連絡が来た場合、次の順で対象を確かめます。会社・建物・IDは架空の例です。

1. 顧客台帳で「C-001：青葉管理」を探し、連絡してきた相手と窓口の用途を確認します。
2. 現場台帳で顧客IDがC-001の行を探し、「S-001：青葉ビル」を所在地と照合します。同じ顧客の若葉ビルや、名前が似た青葉ビル別館を選ばないようにします。
3. 定期作業の一覧で現場IDがS-001の行を探します。床面清掃は「J-001：6か月」、ガラス清掃は「J-002：12か月」。今回確認するのはJ-001の次回予定と案内状況です。周期は契約に合わせます。

現場名だけで照合せず、顧客ID・現場ID・作業内容がそろうことを確認してから更新します。情報が食い違う場合は、契約資料や担当者への確認を先に行います。床清掃の日程変更を、ガラス清掃の行にも写さないようにしてください。

更新担当者は、変更した作業ID・変更内容・確認日を記録します。別の担当者へ引き継ぐ際も「青葉ビルを変更した」だけでなく、J-001のどの項目を直したかを伝えると、確認箇所を特定できます。

4. 変更時に更新する場所を決める

• 担当者変更：連絡先と用途を更新し、未完了の調整案件の引き継ぎ先を確認します。
• 現場名変更：同じ現場ならIDを維持し、必要に応じて旧名称を残します。
• 契約先変更：過去の履歴まで新しい顧客に置き換えず、いつから誰との契約かを確認します。
• 作業追加：別周期で管理するなら新しい作業の予定を作ります。
• 取引終了：今後の案内対象と、保存する履歴を分けます。

更新する人と確認日を決め、複数の「最新版」を作らないようにします。ソフトへ移す予定がある場合も、まずIDと表記を整理しておくと、移行前の照合に使えます。

5. 今ある予定表で始めるなら

現時点で台帳を分けるほど案件が多くなければ、予定表の顧客名・現場名・作業名を揃えるところから始められます。配布中の無料Excelは、顧客と現場を各作業行に記入する形式です。この記事の3台帳を自動で連携する機能はありません。

無料Excelの記入例を見る

全体の流れは定期清掃の予定管理ガイドにまとめています。担当者間の共有を仕組みで整えたい場合は、管理ソフトの選び方もご覧ください。

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